Eine andere Möglichkeit, neben der Verschiebung des Kontakte-Ordners in einen öffentlichen Ordner, ist die Freigabe des Kontakte-Ordners.  Auch hier besteht die Grundidee darin, dass mehrere Personen auf denselben Kontakte-Pool zugreifen können. Beachten Sie, dass auch bei dieser Variante ein Exchange-Konto benötigt wird.
Für Sie von besonderem Interesse kann die Freigabe eines Kontakte-Orders sein, wenn Sie beispielsweise an einem Projekt arbeiten. So können Sie einen Ordner anlegen, in dem sich die Kontaktdaten sämtlicher für das Projekt relevanter Personen befinden. Alle Mitarbeiter können so auf diesen Ordner zugreifen und nutzen damit den gleichen Datenbestand.
Um einen Ordner freizugeben, empfiehlt es sich, zunächst einen neuen Kontakte-Ordner anzulegen. Die Freigabe des Standard-Kontakte-Ordners, der vorinstalliert ist, ist weniger sinnvoll.
Legen Sie daher zunächst einen neuen Kontakte-Order an. Wir werden diesen in unserem Beispiel „Peking-Kontakte“ nennen:

1. Wählen Sie unter dem Menüpunkt Folder/Ordner New Folder/Neuer Ordner aus
2. Geben Sie den Namen und den Speicherort des Ordners an
3. Der Ordner „Peking-Kontakte“ erscheint nun unter Ihrem Standard Kontakte Ordner

Um nun diesen Ordner freizugeben klicken Sie Ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Share/Freigeben aus.
Die Freigabe wird über eine Freigabe-E-Mail realisiert, der eine Einladung zu diesem Ordner versendet wird. Geben Sie daher die Adressen der betreffenden Personen in das To/An Feld ein.
Falls Ihre Mitarbeiter berechtigt sein sollen, in diesem Ordner Veränderungen vorzunehmen, so aktivieren Sie bitte das entsprechende Kontrollkästchen.
Die eingetragenen Empfänger erhalten nun eine E-Mail und können auf den betreffenden Ordner zugreifen.

Bei einer normalen E-Mail können Sie den Absender direkt per Drag&Drop auf den Kontakte-Ordner ziehen und haben sofort alle Informationen gespeichert.
Wenn Sie das tun öffnet sich ein Fenster, in dem nochmals alle wichtigen Informationen wie Name, E-Mail, Anzeigen als etc. angezeigt werden.
In einer vernünftigen Signatur sind alle diese Daten bereits enthalten, weswegen es Zeitverschwendung wäre, alles nochmal abzutippen. Falls Sie also aus einer E-Mail heraus einen neuen Kontakt anlegen, können Sie ohne großen Zeitaufwand die Daten aus einer Signatur übernehmen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Ziehen Sie die E-Mail wie gewohnt auf den Kontakte-Ordner.
2. Löschen Sie den gesamten Inhalt der Mail außer der Signatur.
3. Markieren Sie den Firmennamen und ziehen Sie Ihn per Drag&Drop auf das Firmen-Feld. Der Firmenname sollte jetzt an der gewünschten Stelle stehen.
4. Verfahren Sie so mit allen weiteren wünschenswerten Daten. Das können Telefonnummer, Anschrift, Abteilung und so weiter sein.
5. Nun können Sie den Rest der E-Mail auch löschen, Sie haben die Kontaktdaten übernommen. Vergessen Sie nicht, den neuen Kontakt auch zu speichern, über die entsprechende Schaltfläche.

Ihr Kollege behauptet, er hätte Ihre E-Mail nicht erhalten oder Sie sind nicht sicher, ob die E-Mail auch wirklich angekommen ist. Normalerweise würden Sie die E-Mail jetzt erneut schreiben oder die Weiterleiten-Funktion benutzen. Das muss nicht sein, denn es geht auch eleganter:

1. Klicken Sie die Nachricht, die Sie nochmals versenden wollen im Sent Items/Gesendete Objekte Ordner doppelt an
2. Im nun erscheinden Fenster wählen Sie das File/Datei-Register aus und klicken auf die Option Resend or Recall und wählen resend this E-Mail message/Diese Nachricht erneut senden

Auf der Suche nach einer effektiven Möglichkeit meine Notizen besser zu verwalten bin ich auf die Software GumNotes aufmerksam geworden. Zuvor habe ich sehr häufig Notizen altmodisch auf Haftnotizen vermerkt und diese an meinem Arbeitsplatz verteilt. Mit der Zeit und einer steigenden Anzahl an Notizen wurde dies jedoch schnell sehr unübersichtlich, wodurch ich auf eine digitale Erstellung und Verwaltung von Notizen umsteigen wollte und mir aus diesem Grund GumNotes installiert habe.

Positive Aspekte

Nach der Installation von GumNotes habe ich mir zunächst ein paar meiner aktuellen Dokumente ausgesucht, um die Erstellung der Notizen auszutesten. Ich war hierbei sehr überrascht, wie einfach sich die Software bedienen lässt und wie komfortabel es ist, die Notizen digital zu erstellen. Ich musste tatsächlich einfach nur das von mir ausgesuchte Dokument öffnen und anschließend GumNotes über meine Taskleiste aktivieren und die Notiz hinzufügen. Auch Notizen auf dem Desktop, die ich zum Teil schon mit Windows-Notizzetteln erstellt hatte, ließen sich meiner Meinung nach mit Hilfe der Software leichter erstellen und hatten sogar einen Zeitstempel. Am Meisten hat mich jedoch die Unterstützung der zahlreichen Programme und Datenformate verblüfft und zugleich begeistert. Ich konnte problemfrei allen meinen unterschiedlichen Office-Formaten sowie meinen PDF’s, Webseiten, Bildern und sogar E-Mails in Thunderbird Notizen hinzufügen. Durch eine einfache Einstellung in den Optionen des Programms werden mir mittlerweile sogar die Notizen automatisch geöffnet, wenn ich das entsprechende Programm öffne, wodurch sich für mich der Überblick deutlich verbessert hat und ich mich selbst besser an Termine, Hinweise und Ähnliches erinnern kann.

Negative Aspekte

Beim Austesten und Verwenden von GumNotes bin ich neben den positiven und für mich überzeugenden Aspekten jedoch auch auf ein paar negative Punkte gestoßen. Ich verwende GumNotes in Kombination mit Windows 7. Die Software funktioniert im Großen und Ganzen einwandfrei. Trotzdem muss ich zum erstellen einer Notiz bei geöffnetem Programmfenster in meiner Taskleiste das Programmsymbol suchen und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen um GumNotes zu öffnen und so eine Notiz zu erstellen. Leider funktioniert dies bei mir nicht durch einen einfachen Linksklick auf das Programmsymbol. Zusätzlich habe ich versucht mir unabhängig von den jeweiligen Dokumenten einen Überblick über meine erstellten Notizen zu verschaffen. Zwar archiviert die Software alle Notizen und kann ein Archiv anzeigen, was ich für einen großen Vorteil halte, jedoch ist die Übersichtlichkeit des Archivs meiner Meinung nach nicht perfekt. Vor allem bei einer großen Anzahl an Notizen wird es schwer, im Archiv den Überblick zu behalten.

Fazit

Wenn ich für mich persönlich die positiven und negativen Aspekte der Software vergleiche, komme ich auf jeden Fall zu dem Ergebnis, dass GumNotes mir zahlreiche Arbeitsprozesse vereinfacht hat und würde dem Programm 8 von 10 Punkten geben. Mein Arbeitsplatz ist ohne Haftnotizen deutlich übersichtlicher geworden und ich kann meine Notizen nun direkt mit den entsprechenden Dokumenten kombinieren. Zwar gibt es meiner Meinung nach noch kleine Schwachstellen, trotz allem setze ich GumNotes begeistert bei der Arbeit am Computer ein und kann nur jedem, der selbst Notizen benötigt, empfehlen, die Software auszutesten und einzusetzen.

Screenshots:

Alternativen:

Die sogenannte PST-Datei ist die Persönliche Ordner-Datei in Outlook, die jeder Nutzer im Hintergrund besitzt. Diese Datei enthält alle Outlook-Daten, die auf Ihrem Computer gespeichert wurden, wenn Outlook nicht in Verbindung mit einem Exchange Server verwendet wurde. Diese Daten sind beispielsweise der Posteingang, Gelöschte sowie Gesendete Objekte, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen. Da diese Daten meist wichtig sind, sollte jeder Nutzer seine PST-Datei regelmäßig zusätzlich sichern, um bei Bedarf die Daten wiederherstellen oder verschieben zu können.

Am einfachsten funktioniert eine Sicherung dieser PST-Datei mit einem Add-In von Microsoft, das für alle Versionen von 2002 bis 2010 funktioniert.  Es ist kostenlos und gewährt eine regelmäßige Sicherung, wobei Sie selbst wählen, in welchen Abständen gesichert wird und welche PST-Dateien dabei gesichert werden sollen. Das Add-In ist ganz einfach unter folgendem Link downloadbar: http://beqiraj.net/post/Outlook-Add-in-Sicherung-fuer-Persoenliche-Ordner.aspx

Wenn Sie auf Ihre PST-Datei zugreifen möchten, um eine Sicherung der Outlook-Daten zu erstellen, die Datendatei zu ermitteln oder auf einen neuen Computer zu kopieren, kommt es darauf an, welche Outlook-Version Sie verwenden:

• Outlook 2010 ist am einfachsten: Die PST-Dateien werden standardmäßig im Ordner Dokumente/Outlook-Dateien gespeichert.
• Ansonsten schauen Sie in Outlook unter Datei/Datendateiverwaltung nach; dort finden Sie einen Link zur PST-Datei.

Emails müssen nicht immer in derselben langweiligen Standardschrift und völlig farblos gestaltet werden. Und die aufregendere Gestaltung geht ganz einfach – mit Word-Designs. Da Word sehr eng mit Outlook verzahnt ist, können diese Designs problemlos verwendet werden, sofern Word auf dem selben Computer installiert ist.

So wenden Sie ein Word-Design an

1. Öffnen Sie eine neue Email.
2. Klicken Sie in den Textbereich.
3. Klicken Sie im geöffneten Emailfenster auf die Registerkarte Optionen.
4. Klicken Sie ganz links auf die Gruppe Designs.
5. Wählen Sie das gewünschte Design aus.

Noch mehr Designs

–>Über Weitere Designs auf Microsoft Office Online… gelangen Sie zur Downloadseite für Designs von Microsoft. Vielleicht ist dort das richtige Design für Sie dabei.

Diagramme dienen der Anschaulichkeit und können sehr schnell Klarheit in ein Gewirr aus Zahlen und Werten bringen. Egal ob in der Physik, Wirtschaft, Ernährung oder anderen Bereichen. Diagramme in Ihren Mails werden die Verständlichkeit von Zahlenwerten spürbar verbessern.

Sie finden die Diagrammfunktion in Outlook folgendermaßen:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Insert/Einfügen und klicken Sie auf den Button Chart/Diagramm

   
   

3. Das sich nun öffnende Fenster bietet eine große Auswahl an Diagrammen, die nach verschiedenen Kategorien geordnet werden können

   

4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, wodurch Microsoft Excel geöffnet wird
5. In dem sich öffnenden Dokument können Sie die benötigten Werte anpassen.

   

   Die Änderungen in der Excel-Tabelle werden live in Ihrer E-Mail übernommen, weshalb Sie das Excel-Dokument am Ende ohne Speichern schließen können

6. Nachträgliche Änderungen verlangen eine Markierung des Diagramms, woraufhin Sie in der Symbolleiste verschiedene Informationen angezeigt bekommen

Darüber hinaus kann das Diagramm auch vollständig an Ihre Wünsche angepasst werden.

Über den Bereich Chart Styles/Diagrammformatvorlagen können Sie die Farbgestaltung variieren.

Weitere Optionen finden Sie im Format-Register, wo Schriftart, Schriftfüllung und die Texteffekte verändert werden können.

Im Layout-Register finden Sie Optionen für die Position der Legende und einer optionalen Überschrift.

Sie können  jederzeit aus einem Diagrammtyp einen anderen machen. Die entsprechende Option findet sich im Design/Entwurf-Register.

Falls Sie die Excel-Daten nochmals ändern wollen, finden Sie hierfür die Schaltfläche Edit Data/Daten bearbeiten im Register Design/Entwurf.