Wie man in Outlook 2010 mit Textbausteinen arbeitet

von Fiona am 20. Mai 2011 5 Kommentare | Kommentar hinzufügen 2.071 Aufrufe

Bei häufiger Verwendung von E-Mail-Nachrichtenverkehr, werden Sie schon festgestellt haben, dass einige Elemente innerhalb einer E-Mail sich immer wiederholen. Dazu gehört beispielsweise die Begrüßungszeile, die Schlusszeile und die Signatur am Ende der E-Mail. In bestimmten Fällen kann sogar im Inhaltsteil der E-Mail ein Textbaustein sich ständig wiederholen. Ein Beispiel dafür ist eine Bewerbungsmail, in der nur bestimmte Schlüsselwörter ausgetauscht werden müssten, wenn man sich bei mehreren unterschiedlichen Firmen bewirbt.

Outlook bringt für solche Fälle Schnellbausteine oder auch Textbausteine mit, um dem Anwender unnötige Schreibarbeit abzunehmen.

 

Um Textbausteine nutzen zu können, müssen Sie sie zunächst anlegen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

 

  1. Erstellen Sie eine neue Mail und schreiben Sie den Text, den sie als Schnellbaustein verwenden wollen
  2. Markieren Sie den Text und wechseln Sie zum Insert/Einfügen Register und klicken Sie auf Save Selection to Quick Part Gallery/Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern


  3. Die Einstellungen im darauffolgenden Fenster fordert Sie auf, einen passenden Namen einzutragen

  4. Mit einem Klick auf OK werden die Änderungen gespeichert und der Textbaustein angelegt
  5. Um einen erstellten Textbaustein zu verwenden, klicken Sie im Insert/Einfügen Register auf QuickParts/Schnellbausteine

    Tipp: Noch schneller geht es, wenn sie den Namen des Textbausteins in der E-Mail schreiben und die Taste F3 drücken. Outlook setzt dann für das Wort den zugehörigen Textbaustein ein!

 

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Wie man in Outlook 2010 E-Mails findet

von Fiona am 15. Juni 2011 Kein Kommentar | Kommentar hinzufügen 1.971 Aufrufe

Obwohl es paradox klingt: Im Internet finden Sie Informationen wesentlich schneller, als in Ihrem Posteingang in Outlook.
Verwendet man dafür die Standardsuche, steht man gleich vor mehreren Problemen.
Zum einen bezieht sich die Standard suche nur auf den aktuell angewählten Ordner.
So können Sie beispielsweise, wenn Sie sich im Posteingangsordner befinden, nur Ergebnisse erhalten, die dieser Ordner beinhaltet. Sind Sie aber gerade im Kalender, kann nur dieser durchsucht werden.
Dieses Verhalten können Sie über die Suchoptionen ändern.
Klicken Sie dazu einmal auf die Suchleiste und wählen Sie dann über die Search Tools/Suchtools Schaltfläche Search Options/Suchoptionen an.

[Outlook Search Options]

Hier können Sie nun den Kontrollhaken bei All Folders/Allen Ordnern setzen.

[Outlook All Folders]

Diese Option garantiert Ihnen, dass alle Ordner bei Eingabe eines Suchbegriffs durchsucht werden. Aber Achtung: Die Suchzeit verlängert sich dadurch natürlich enorm. Daher sollte diese Option im Normalfall nicht genutzt werden. Stattdessen können Sie nach erfolgloser Normalsuche in einem einzelnen Ordner einfach auf Suchen Sie erneut in allen Outlook-Elementen klicken.

[Outlook Search Again]

Bei einer normalen Suche werden zudem nur Dateien mit der Dateiendung .pst und .ost angezeigt. Falls Sie nach normalen Datendateien, wie beispielsweise Bildern suchen, müssen Sie nach der jeweiligen Dateiendung suchen lassen.
Dazu wählen Sie im weiter oben beschriebenen Suchoptionen-Menü unter dem Menüpunkt zu durchsuchende Speicherorte die gewünschte Dateiendung aus.

Wie man in Outlook 2010 unerkannt E-Mails an mehrere Empfänger versendet: BCc

von Fiona am 3. Mai 2011 2 Kommentare | Kommentar hinzufügen 1.762 Aufrufe

Eine E-Mail an eine einzelne Person zu versenden, stellt natürlich kein Problem dar: Die Adresse wird einfach in das entsprechende Feld eingetragen.
Eine E-Mail an mehrere Leute zu versenden ist ebenfalls kinderleicht. Man kopiert lediglich die E-Mail-Adressen sämtlicher gewünschter Adressaten entweder in die Cc-Eingabezeile (Cc steht für Carbon Copy – Kohledurchschlag), oder man trägt weitere Empfänger in die Empfänger-Liste ein. Schon erhalten alle diese Leute die von Ihnen versendete E-Mail.
Allerdings sehen alle Adressaten, wer außer ihnen noch eine Mail erhalten hat. Dies lässt gegebenenfalls Rückschlüsse auf private und geschäftliche Kontakte zu oder versorgt auch ungewollt bestimmte Personen mit E-Mail-Adressen. Diese können dann beispielsweise für Spam-Mails Verwendung finden.

Generell lässt sich sagen, dass das Versenden an mehrere Empfänger oft zu sorgenlos verwendet wird.

Kopieren Sie, wenn Sie die Funktion Allen Antworten benutzen, alle Kontakte in  das BCc-Feld (BCc steht für Blind Carbon Copy – Blinddurchschlag). So verhindern Sie, dass Ihre Empfänger unnötig viele unbekannte Adressen erhält, die im schlimmsten Fall sogar den Kontakte-Ordner der Adressaten verstopfen können.

Das BCc-Feld einblenden:

Innerhalb des E-Mail Fensters unter Options/Optionen

können Sie die Schaltfläche BCc aktivieren.

Gehen Sie nun wie folgt vor, um eine E-Mail unerkannt an mehrere Kontakte zu versenden:

  1. Nachdem Sie die E-Mail geschrieben haben, tragen Sie in das Empfänger-Feld eine Adresse ein.Tipp #1: Tragen Sie in das Empfänger-Feld grundsätzlich Ihre eigene Adresse ein. So wissen Sie, ob Ihre Mail auch ankommt!
  2. In das Blind Carbon Copy-Feld können Sie wie gewohnt ebenfalls Adressen eintragen oder aber Sie klicken auf die Schaltfläche BCc und wählen aus Ihrem Adressbuch mit gehaltener Strg-Taste sämtliche Adressaten aus.
  3. Jetzt kann die E-Mail wie gewohnt versendet werden, die anderen Empfänger bleiben aber unbekannt
  4. Falls Sie noch kontrollieren wollen, an wen Sie die E-Mail alles versendet haben, öffnen Sie den Ordner Gesendete Elemente. Dort können Sie die entsprechende Mail öffnen und im BCc-Feld die Adressaten herauslesen.

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Wie man in Outlook 2010 eine andere Antwortadresse angibt

von Fiona am 24. Mai 2011 3 Kommentare | Kommentar hinzufügen 1.188 Aufrufe

Wenn Sie eine E-Mail standardmäßig versenden und der Empfänger Ihnen über die Antworten-Schaltfläche antwortet, so wird die Nachricht an die Absenderadresse versandt. Sie können dies unterbinden, beziehungsweise an eine andere E-Mailadresse umleiten, in dem Sie wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie während dem Erstellen der Mail auf das Register Options/Optionen und dann auf den Button Direct Replies to/Direkte Antworten auf
  2. Im Bereich Übermittlungsoptionen aktiveren Sie Have Replies sent to/Anworten senden an und tragen die gewünschte Antwortadresse ein
  3. Übernehmen Sie die Einstellungen mit Close/Schließen
  4. Die E-Mail kann nun wie gewohnt versendet werden

Die Änderung bewirkt nun, dass sämtliche direkten Anworten an die von Ihnen angegebene Antwortadresse versendet werden.

Wie man in Outlook 2010 Aufgaben delegiert und anschließend nachverfolgt

von Fiona am 30. Mai 2011 2 Kommentare | Kommentar hinzufügen 1.138 Aufrufe

Angelegte Aufgaben müssen nicht immer selbst erledigt werden. Outlook bietet eine Funktion an, mit der Sie Aufgaben an andere Personen abgeben, also delegieren können. Anschließend bietet eine weitere Option die Möglichkeit, delegierte Aufgaben nachzuverfolgen und damit immer über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert zu werden.
Der Ablauf einer solchen Arbeitskette sieht folgendermaßen aus:

Anlegen der Aufgabe -> Empfänger erhält Aufgabe -> Empfänger sendet Statusberichte über den Fortschritt

Um ein solches Szenario zu realisieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie, wie in einem früheren Post erwähnt, eine neue Aufgabe an
  2. Klicken Sie im Task/Aufgabe-Register auf Assign Task/Aufgabe zuweisen

  3. In das To/An Feld wird der Empfänger oder die Empfänger eingetragen
  4. Mit einem Klick auf Send/Senden, versenden Sie die Aufgabe

Tipp : Da Sie die Aufgabe delegiert haben und daher für die Bearbeitung nicht mehr zuständig sind, wird ihnen Outlook auch keinerlei Erinnerung mehr an diese Aufgabe anzeigen. Sie müssen also entweder selbst bei dem Empfänger nachhaken oder Ihn damit vertraut machen, dass er selbst an die Erledigung denken muss, beziehungsweise in Outlook eine Erinnerung anlegt!
Um Ihre delegierten Aufgaben im Blick zu behalten, sollten Sie sie nachverfolgen.
Klicken Sie dazu auf File/Datei – Options/Optionen – Tasks/Aufgaben und setzen Sie jeweils einen Haken bei (1)

Dadurch bleiben Sie automatisch auf dem neusten Stand und werden per Statusbericht über den Fortschritt der Arbeiten informiert.

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Wie man in Outlook 2010 E-Mails direkt aus Word, Excel oder Powerpoint versendet

von Fiona am 23. Mai 2011 2 Kommentare | Kommentar hinzufügen 1.130 Aufrufe

Sicherlich kennen Sie das Problem: Man hat gerade den Text fertiggestellt, den man versenden will. Damit die Bearbeitung einfacher klappt, hat man den Text in Word geschrieben. Normalerweise würde man den Text nun speichern, dann Outlook öffnen, eine neue E-Mail anlegen und die Datei als Anhang hinzufügen.
Das geht auch schneller!
Rufen Sie dazu das File/Datei-Register auf, wählen Sie Send using E-Mail/Freigeben und klicken Sie auf Send as Attachment/Als Anlage senden.

Word stellt eine Verbindung zu Outlook her. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie sehen, dass Ihre Datei als Anhang hinzugefügt wurde und die Betreffzeile den Namen der Datei enthält.

Ihnen bleibt noch das Einfügen eines Kontakts oder die Eingabe einer E-Mailadresse, damit Ihre Datei auch den richtigen Empfänger findet.

Die Nachricht kann nun, wie jede andere auch, mit einem Text versehen werden, Lesebestätigungen können hinzugefügt werden oder weitere Anhänge und Bilder, eben wie bei jeder anderen E-Mail auch!

Zum Schluss genügt ein Klick auf Versenden, um den Vorgang abzuschließen.

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Wie man in Outlook 2010 E-Mails nachverfolgt

von Fiona am 2. Mai 2011 Kein Kommentar | Kommentar hinzufügen 1.002 Aufrufe

Eine Erinnerungsfunktion für E-Mails in Outlook ist eine praktische Sache. E-Mails können in Outlook so markiert werden, dass man sie bestimmt nicht vergisst. Die Funktion trägt den bezeichnenden Namen „Zur Nachverfolgung“. Sie erleichtern sich selbst die Verwaltung Ihrer E-Mails durch Kennzeichnung derselben. Markieren Sie beispielsweise eine E-Mail von Ihrem Chef, in der steht, dass eine bestimmte Akte bis zu einem bestimmtem Datum unbedingt fertig gestellt werden muss. Outlook zeigt Ihnen diese Mail von nun an mit einer Markierung versehen an  und auf Wunsch findet eine Erinnerung an die E-Mail statt.
Zur Nachverfolgung markiert werden können nicht nur E-Mails, sondern auch Kontakte und Aufgaben.

Die Vorteile einer solchen Markierung Ihrer Nachrichten liegen auf der Hand:

  • Diese Mails werden mit einem Flaggensymbol versehen.
  • Wenn Sie im Suchordner Zur Nachverfolgung auswählen und vorher entsprechende Mails markiert haben, können Sie sich auf einen Blick alle diese Mails anschauen.
  • Mails, die mit dem Flaggensymbol versehen sind, erscheinen in der Aufgabenliste und im Kalender.

Um eine Ihrer Nachrichten nun mit solch einem Flaggensymbol, einer Markierung zu versehen, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Zur Nachverfolgung/Follow Up und die gewünschte Zusatzoption aus.

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Wie man Android mit Microsoft Outlook synchronisiert

von Fiona am 3. September 2011 Kein Kommentar | Kommentar hinzufügen 886 Aufrufe

Es gibt ein kleines Geheimnis, das viele Android-Besitzer erst erfahren, wenn es schon zu spät ist: Google möchte, dass Sie Gmail, Google Contacts und Google Calendar nutzen. Wenn Sie Ihre Daten auf dem Computer mithilfe von Outlook verwalten, stehen Sie schnell vor dem Problem, diese Daten mit Ihrem Android-Smartphone synchronisieren zu wollen.

Mit neueren Outlook-Versionen gibt es kein Problem, da Google eine eigene App zur Synchronisation von Kalenderdaten mit Outlook anbietet, bei Outlook 2003 und früher muss der Nutzer jedoch erst alle Daten im CSV-Format exportieren, um sie dann manuell in Google Calendar zu importieren. Und das sind nur die Kalenderdaten!

Wenn Sie Google vermeiden möchten, wird es noch komplizierter. Im Folgenden eine Liste kostenloser Synchronisationsprogramme:

Software Kalender Kontakte Notizen Aufgaben Über Gmail Über USB Über Wireless Über Wi-Fi Über Bluetooth Outlook-Version
Android Manager Wi-Fi ja ja ja 2003-2010
Contacts Sync ja ja 2003-2010
Dell Mobile Sync (nur Dell) ja ja 2003-2010
Dell PC Suite (nur Dell) ja ja ja ja ja 2000-2007
Funambol ja ja ja 2003-2010
Garminphone PC Sync (nur Garmin) ja ja ja ja
Go Contact Sync ja ja ja 2003-2010
GOATS ja ja 2003-2010
Google Calendar Sync ja ja ja 2003-2010
Hamster Sync2 ja ja ja 2007
HTC Sync (Nur HTC) ja ja ja 2000-2010
Kies (nur Samsung) ja ja ja
MyPhoneExplorer ja ja ja ja ja 2000-2010
Pantech PC Suite ja ja ja ja
Syncroid ja ja 2003,201
SyncSquare ja ja 2007-2010
UniversalSync-Astrid ja ja 2007-2010

Wie man das Standard-Senden-Konto in Outlook 2010 festlegt und ändert

von Fiona am 16. Mai 2011 Kein Kommentar | Kommentar hinzufügen 846 Aufrufe

Benutzen Sie mehrere Mailaccounts auf dem gleichen Computer? Dann kennen Sie das Problem: Outlook trägt als Senden-Konto standardmäßig das erste erstellte Konto ein. Aus verschiedenen Gründen kann es nun gewünscht sein, dieses sogenannte Standard-Senden-Konto zu ändern.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Über das Register File/Datei und einem Klick auf Account Settings/Kontoeinstellungen gelangen Sie zu den Einstellungen

  2. Das Konto, hinter dem send from this account by default/standardmäßig von diesem Konto senden steht, ist das momentane Standard-Senden-Konto

  3. Um nun ein anderes Konto auszuwählen, markieren Sie es und wählen Set as default/als Standard festlegen aus

  4. Durch einen Klick auf den Button Close/Schließen werden die Einstellungen übernommen und von nun an E-Mails von dem neuen Standard-Senden-Konto versendet

    Tipp #4: Um das Senden-Konto temporär, für die Dauer eines Sendevorgangs, zu ändern, klicken Sie auf die From/Von – Schaltfläche und wählen den jeweiligen Absender aus.

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Wie man Kontaktdaten aus einer Signatur überträgt

von Fiona am 4. Mai 2011 Kein Kommentar | Kommentar hinzufügen 786 Aufrufe

Bei einer normalen E-Mail können Sie den Absender direkt per Drag&Drop auf den Kontakte-Ordner ziehen und haben sofort alle Informationen gespeichert.
Wenn Sie das tun öffnet sich ein Fenster, in dem nochmals alle wichtigen Informationen wie Name, E-Mail, Anzeigen als etc. angezeigt werden.
In einer vernünftigen Signatur sind alle diese Daten bereits enthalten, weswegen es Zeitverschwendung wäre, alles nochmal abzutippen. Falls Sie also aus einer E-Mail heraus einen neuen Kontakt anlegen, können Sie ohne großen Zeitaufwand die Daten aus einer Signatur übernehmen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Ziehen Sie die E-Mail wie gewohnt auf den Kontakte-Ordner.
  2. Löschen Sie den gesamten Inhalt der Mail außer der Signatur.
  3. Markieren Sie den Firmennamen und ziehen Sie Ihn per Drag&Drop auf das Firmen-Feld. Der Firmenname sollte jetzt an der gewünschten Stelle stehen.
  4. Verfahren Sie so mit allen weiteren wünschenswerten Daten. Das können Telefonnummer, Anschrift, Abteilung und so weiter sein.
  5. Nun können Sie den Rest der E-Mail auch löschen, Sie haben die Kontaktdaten übernommen. Vergessen Sie nicht, den neuen Kontakt auch zu speichern, über die entsprechende Schaltfläche.