Was Sie bei Signaturen beachten sollten
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Rechtliche Anforderungen an Signaturen
Im kaufmännischen Schriftverkehr müssen seit 1.1.2007 bestimmte Angaben in einer Signatur enthalten sein:
- Firmenname
- Rechtsform
- Ort der Niederlassung
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Alle Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder
- Wenn vorhanden Aufsichtsratvorsitzender
- Umsatzsteuer-ID-Nummer
- Steuernummer
Allgemeine Tipps für bessere Signaturen
- Vor- und Zuname des Absenders sind natürlich Pflicht, ebenso wie Funktion und Titel. Es ist wichtig, dass der Empfänger weiß, mit wem er es zu tun hat. Auch Kontaktdaten wie Adresse und Telefonnummer dürfen nicht fehlen.
- Nehmen Sie Ihre Email-Adresse mit in die Signatur auf! Wenn Ihre Email weitergeleitet wird, sollte auch der nächste Empfänger noch Ihre vollständigen Kontaktdaten erhalten.
- Heutzutage dürfen auch URL und Kontaktdaten für soziale Netzwerke wie Twitter, Xing oder Facebook mit in die Signatur genommen werden.
- Verwenden Sie einen Signaturtrenner, um den eigentlichen Text der Email von der Signatur zu trennen. Der Signaturtrenner besteht üblicherweise aus einer Zeile, in der „– “ (zwei Bindestriche und ein Leerzeichen) enthalten ist.
- Achten Sie darauf, Ihre Signatur nicht breiter als 60 Zeichen zu machen, um Umbrüche beim Empfänger zu vermeiden.
- Vermeiden Sie unter allen Umständen Tippfehler. Ein Textbaustein wie eine Signatur sollte in jeder Hinsicht fehlerfrei sein, um den richtigen Eindruck zu hinterlassen.
So könnte eine Signatur aussehen:
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Max Mustermann Abteilungsleiter Marketing Musterstraße 3 90568 Musterstadt Tel: 0049 814 57768 Email: max.mustermann@muster.de Internet: www. mustermann.de
